Poste : Adjoint(e) administratif(ve)

Rôle

Le/la titulaire du poste accueille, informe et oriente les familles et les visiteurs. Il/elle gère les rendez-vous avec les familles et les membres de l’équipe de services. Il/elle s’assure de bien classer les documents et de bien organiser les dossiers et de les garder à jour.
La qualité de l’accueil est fondamentale dans l’approche de pédiatrie sociale. Comme le/la préposé(e) à l’accueil est souvent le premier point de contact des enfants et des familles avec le centre de pédiatrie sociale, la priorité doit être accordée à un accueil chaleureux, personnalisé, attentionné et sans jugement.

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PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. ACCUEIL ET TÉLÉPHONE

⬧ Accueillir la clientèle, les visiteurs, les partenaires et les donateurs se présentant au centre de pédiatrie sociale de façon courtoise et attentionnée.

⬧ Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et le courrier.
⬧ Suivre rigoureusement le protocole d’accueil en vigueur dans toutes ses interventions téléphoniques et en personne.
⬧ Diriger les demandes particulières aux personnes responsables.
⬧ Gérer les prises de rendez-vous auprès des familles, des partenaires et des membres de l’équipe de services.
⬧ Confirmer les rendez-vous.
⬧ Procéder à l’ouverture et à la fermeture du centre de pédiatrie sociale.

2. ADMINISTRATION DES DOSSIERS MÉDICAUX

⬧ Ouvrir les nouveaux dossiers.
⬧ Gérer l’ensemble des formulaires nécessaires au suivi des dossiers.
⬧ Classer les documents.
⬧ Tenir en ordre et à jour les dossiers, électroniques et physiques.
⬧ Mettre en place des outils de suivi.
⬧ Assurer la gestion des demandes de renouvellement de prescriptions.

3. AUTRES TÂCHES DE BUREAU

⬧ Coordonner et effectuer les activités reliées au courriel et au télécopieur.

⬧ Effectuer, au besoin, des tâches de traitement de textes et d’entrées de données.

⬧ S’assurer du bon ordre de l’aire d’accueil, de la salle d’attente, des salles cliniques et de la cuisine.

⬧ Responsabilité de la gestion des bénévoles réguliers.

⬧ Participer à l’organisation d’événements spéciaux (Guignolée du Dr Julien, soirée-bénéfice, etc.).

⬧ Procéder à la gestion de l’inventaire du matériel nécessaire pour les rencontres cliniques et l’entretien du centre de pédiatrie sociale.

⬧ Alimenter la base de données des partenaires.

⬧ Aider à compléter les formulaires d’inscription pour les différentes offres faites à la clientèle.

⬧ S’assurer que l’espace de travail est bien rangé.

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PROFIL DE POSTE

⬧ Offrir du soutien à la direction et à l’adjointe exécutive.

(appel, sollicitation, suivi, création de documents, etc.)

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DÉFIS À RELEVER

⬧ Bien déceler les besoins des demandeurs de services.
⬧ Faire preuve d’un bon sens de l’écoute.
⬧ Exercer un bon jugement dans le traitement des demandes et dans la gestion des documents courants et confidentiels.
⬧ Savoir faire face à des situations difficiles au point de vue émotionnel.
⬧ Respecter en tout temps la confidentialité des informations obtenues et transmises dans le cadre du travail.
⬧ Démontrer un grand sens de l’organisation, dans un contexte rapide et changeant.

⬧ Faire preuve de flexibilité, d’autonomie et d’initiative dans le contexte d’une petite équipe.

⬧ Participer à l’organisation et la réalisation d’activités et d’événements.

⬧ Soutenir le développement du centre et participer activement aux événements du centre.

⬧ Faire preuve de non-jugement et de respect de la clientèle, avec une attention portée au non-verbal.

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QUALIFICATIONS

1. SCOLARITÉ

⬧ Diplôme de formation collégiale (DEC en bureautique)

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2. EXPÉRIENCES DE TRAVAIL

• Expérience en tant qu'Adjointe administrative

• Expérience dans une clinique médicale ou dentaire

• Expérience comme préposé(e) à l’accueil (dans le secteur communautaire serait un atout).

• Expérience de travail auprès d’une population vulnérable (un atout).

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3. CONNAISSANCES SPÉCIALISÉES

⬧ Bonne connaissance de la suite MS Office, Outlook, etc.

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4. COMPÉTENCES ET APTITUDES

⬧ Aisance dans les communications interpersonnelles.
⬧ Aptitudes et facilité à travailler avec le public.
⬧ Autonomie et sens de l’initiative.
⬧ Bon jugement.
⬧ Écoute, empathie et patience.
⬧ Sens des responsabilités.
⬧ Discrétion et sens de la confidentialité.
⬧ Aptitude à organiser son travail et à établir des priorités.
⬧ Bonne maîtrise du français et connaissance de l’anglais.
⬧ Capacité à faire preuve de non-jugement.
⬧ Capacité d’adaptation et tolérance à l’ambiguïté.
⬧ Capacité à travailler en étroite collaboration avec les membres de l’équipe.

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Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 16,98$ à 22,40$ par heure

Heures prévues : 40 par semaine

Avantages :

• Stationnement sur place

• Tenue Décontractée

Horaires de travail :

• 8 Heures

• Du Lundi au Vendredi

• Quart de jour

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Expérience:

• administration: 1 an (Souhaité)

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Lieu du poste : En présentiel​

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