Poste : Adjoint(e) Administratif (ve)

Rôle

Le/la titulaire du poste accueille, informe et oriente les familles et les visiteurs. Il/elle gère les rendez-vous avec les familles et les membres de l’équipe de services. Il/elle s’assure de bien classer les documents et de bien organiser les dossiers et de les garder à jour.

La qualité de l’accueil est fondamentale dans l’approche de pédiatrie sociale. Comme le/la préposé(e) à l’accueil est souvent le premier point de contact des enfants et des familles avec le centre de pédiatrie sociale, la priorité doit être accordée à un accueil chaleureux, personnalisé, attentionné et sans jugement. Sous l’autorité de la direction générale, la personne occupant ce poste est responsable de l’appui aux fonctions de la direction générale, de l’organisation quotidienne du secrétariat, du soutien logistique et du soutien à la comptabilité. Elle seconde la direction générale ou l’équipe de soutien administratif dans différents dossiers opérationnels et assure les suivis rigoureux et diligents. Elle suggère de nouvelles idées, procédures ou normes pouvant contribuer à l’efficacité administrative de l’organisation. Elle a aussi pour mandat d’appuyer les autres membres de l’équipe dans l’exercice de leurs fonctions.

 

Principales responsabilités

• Accueillir la clientèle, les visiteurs, les partenaires et les donateurs se présentant au centre de pédiatrie sociale de façon courtoise et attentionnée.

• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et le courrier.

• Gérer les prises de rendez-vous auprès des familles, des partenaires et des membres de l’équipe de services.

• Confirmer les rendez-vous.

• Procéder à l’ouverture et à la fermeture du centre de pédiatrie sociale.

• Classer les documents.

• Tenir en ordre et à jour les dossiers, électroniques et physiques.

• Mettre en place des outils de suivi.

• Assurer la gestion des demandes de renouvellement de prescriptions.

• S’assurer du bon ordre de l’aire d’accueil, de la salle d’attente, des salles cliniques et de la cuisine.

• Responsabilité de la gestion des bénévoles réguliers.

• Alimenter la base de données des partenaires.

• Aider à compléter les formulaires d’inscription pour les différentes offres faites à la clientèle.

• Effectuer la réservation des salles à l’interne et à l’externe et en assurer le montage ;

• Produire et mettre en forme divers documents tels que procès-verbaux, lettres, correspondance et présentations et en assurer la correction en français ;

• Collaborer à l’organisation de divers événements (Symposium, campagne de financement, journée d'équipe, etc.);

• Effectuer le classement des documents de la direction générale et la gestion des dossiers ;

• Offrir du soutien à la direction, à l’adjointe de direction et à la personne responsable des communications et événement (appel, sollicitation, suivi, création de documents, etc.)

• Effectuer toute autre tâche administrative connexe.

 

Défis à relever

• Faire preuve d’un bon sens de l’écoute.

• Exercer un bon jugement dans le traitement des demandes et dans la gestion des documents courants et confidentiels.

• Savoir faire face à des situations difficiles au point de vue émotionnel.

• Respecter en tout temps la confidentialité des informations obtenues et transmises dans le cadre du travail.

• Démontrer un grand sens de l’organisation, dans un contexte rapide et changeant.

• Faire preuve de flexibilité, d’autonomie et d’initiative dans le contexte d’une petite équipe.

• Participer à l’organisation et la réalisation d’activités et d’événements.

• Soutenir le développement du centre et participer activement aux événements du centre.

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Qualifications

• Scolarité

•  Attestation ou diplôme d’études collégiales en bureautique ou toute autre formation pertinente

• Expériences de travail

• Expérience d’au moins 2 ans serait un atout;

• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office ;

• Excellente maîtrise du français ;

• Connaissance du logiciel Acomba serait un atout ;

• Compétences et aptitudes

• Connaissance du milieu communautaire, des partenaires, des systèmes (un atout) ;

• Connaissance de la philanthropie ;

• Curiosité ; Bon jugement ;

• Capacité de Leadership partagé ;

• Habileté à la planification et bon sens de l’organisation ;

• Bonne capacité à communiquer et excellentes relations interpersonnelles ;

• Adhésion à la mission du Centre ;

• Être apte à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision ;

• Capacité à travailler sous pression et sur plusieurs dossiers en même temps ;

• Bon souci du détail;

• Attitude respectueuse et de non jugement.

 

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Poste permanent

• Rémunération selon la charte salariale en vigueur, les qualifications et l’expérience

• Lieu de travail : Centre de pédiatrie sociale de Lévis

 

SUPERVISEUR : direction générale

SALAIRE : à discuter

 

Veuillez faire parvenir votre candidature (Curriculum Vitae et lettre d’intérêt) à maude.julien@pediatriesocialelevis.org  

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.

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